نبذة عن القبول والتسجيل

نبــــذه عن القســـم

هي إحدى الإدارات التي تشارك في تشكيل الهيكل العام للمرافق التعليمية بالكلية، وتعد قناة الاتصال بين الطلاب والأقسام الأخرى ولا يقتصر عملها في العطاء العلمي لتحقيق الأهداف الأكاديمية فحسب بل يشمل الجوانب العملية والتربوية والاجتماعية.

وتتولى (إدارة القبول والتسجيل وشئون الطلاب بالكلية) الإشراف على كافة الخدمات الطلابية بالتخطيط والتنفيذ والمتابعة والتقييم في إطار الخطة العامة للكلية التي تعد مسبقا كل عام دراسي تمشياً مع  لائحة الكليات الصحية.

كما أنها تختص بالإشراف على قبول وتسجيل الطلاب الجدد وتنظيم ملفاتهم الشخصية ومتابعتهم من النواحي الخلقية والسلوكية ومن حيث مواظبتهم على التحصيل الدراسي والاستفادة العلمية والعملية وتطبيق اللوائح والإجراءات الخاصة بذلك. ويقوم القسم بالرد والمخاطبة فيما يحال إليه من مراسلات من الأقسام داخل الكلية ومن الإدارات الأخرى ذات العلاقة خارج الكلية.

وتعمل الإدارة أيضاً على تنفيذ الأنشطة اللامنهجية لطلاب الكلية في المجالات الثقافية والرياضية وتقديم الرعاية الاجتماعية وإعداد التقارير الخاصة في هذه المجالات.

المهام والمسؤوليات التي تقوم بها إدارة شئون الطلاب هي :-

   1- استقبال طلبات الالتحاق الجديدة واستكمال بيانات وفقاً لتعليمات الإدارة العامة.

2- تحديد موعد المقابلات الشخصية و لجان.

3- إعداد الأرقام الأكاديمية للطلاب الجدد المقبولين بالكلية

4- تعريف الطلاب بأنظمة الكلية ووجباتهم والخدمات المتوفرة لهم.

  5- إعداد ملفات الطلاب وفهرستها وحفظها وتنظيمها بطريقة مناسبة.

  6- إعداد المسيرات والإحصائيات الخاصة و إعداد الخطابات الخاصة بمعاملات الطلاب.

  7- إصدار الشهادات والخطابات المعتمدة اللازمة للطلاب حسب التعليمات .

  8- متابعة الحضور والغياب والنواحي الدراسية والسلوكية لكل الطلاب.

9- استخراج بطاقات الطلاب .   

10- إعداد استمارات التخرج.

11- التنسيق في جداول الامتحانات وتطبيق قواعد الامتحانات الدراسية (الرسوب والغياب).

12- لإشراف على الأنشطة اللامنهجية والمشاركة في صندوق الطلاب.

13- إصدار طي القيد لطلاب المفصولين.

14- إصدار  قرار حرمان الطلاب من أداء الامتحان النهائي بسبب الغياب.

15- إعداد بيان تأجيل الدراسة حسب لائحة الكليات الصحية.

16- إعداد بيان التحويل من كلية إلى أخرى حسب طاقة الكليات وإمكانيتها .

17- المشاركة في لجنة تأديب الطلاب.

وتنظيماً للعمل داخل الإدارة تم تقسيمها إلي شعب كالآتي :-

1-  شعبة القبول والتسجيل.

2-  شعبة الغياب والمتابعة.

3-  شعبة الخريجين.

4-  شعبة الامتحانات.

5-  شعبة الحاسب الآلي.

6-  شعبة النشاط اللامنهجي.

7-   شعبة تنسيق القسم.

1- شعبة القبول والتسجيل

( أ ) المتقدمون والطلاب المستجدين:

-     استلام تعليمات وإجراءات القبول والتسجيل التي ترد من الإدارة العامة.

-          إعداد خطة كاملة للنمشي بموجبها حسب التعليمات، تنظم العمل داخل القسم وتوزيع المهام.

-          العمل بتنفيذ شروط القبول والتسجيل حسب اللوائح والتعليمات .

-          إعداد المستندات المطلوبة ومواعيد وآلية القبول.

-          طباعة وتصوير الاستمارات خاصة التقديم والمواعيد والبيانات الخاصة بذلك .

-          التنسيق مع العلاقات العامة بالكلية في الإعلان عن موعد بدء القبول في الصحف اليومية والكلية.

-          تحديد لجان المقابلات الشخصية موعد ها .

-          التأكد من أن جميع الإجراءات تمت حسب الخطة الموضوعة لذلك.ودراسة السلبيات لتجنبها في العام المقبل ووضع الحلول اللازمة لها.

-          عمل استمارات الكشف الطبي للطلاب .

-          استلام النتيجة بعد إعلانها من قبل الإدارة العامة.

-          تحويل جميع الطلاب المقبولين للجنة الطبية لإجراء الكشف الطبي.

-     بتنسيق مع قسم اللغة الإنجليزية يتم توزيع الطلاب على الفصول الدراسية بعد عمل اختبار تحديد مستوى في اللغة الإنجليزية مراعاة لتباين المستويات.

-          إعطاء الطلاب الجدد المنتظمين  أرقام أكاديمية

-          تعريف الطلاب الجدد بأنظمة الكلية ووجباتهم والخدمات المتوفرة والمتاحة بالكلية لهم.

-          استخراج الشهادات المعتمدة اللازمة للطلاب ( شهادة لمن يهمه الأمر) ( السكة حديد (الخطوط السعودية).( -النقل الجماعي).

-          إعداد الإحصائيات اللازمة عن الطلاب والقسم.

( ب ) الطلاب المنقولين للصف الثاني :

-          توزيع استمارة الرغبات على الطلاب الناجحين من الصف الأول لتحديد الرغبة المطلوبة.

-          المساعدة في الحصول على التخصص المطلوب .

-          إعداد قوائم بأسماء كل تخصص وتحديد القاعة الخاصة بذلك .

-          تطبيق قواعد الامتحانات واللوائح الدراسية والقرارات الصادرة في هذا الشأن.

-           تحديد المواد الدراسية لكل فصل دراسي ومتابعة النواحي الدراسية والسلوكية لكل طالب.

-          استخراج الشهادات المعتمدة اللازمة للطلاب.

-          عمل تقرير مفصل عن كل فصل دراسي.

-          إعداد الإحصائيات اللازمة عن الطلاب والقسم.

( ج ) طلاب السنة الثالثة :

-          إعداد قوائم بأسماء كل تخصص وتحديد القاعة الخاصة بذلك.

-          تطبيق قواعد الامتحانات واللوائح الدراسية والقرارات الصادرة في هذا الشأن .

-          استخراج الشهادات المعتمدة اللازمة للطلاب.

-          تحديد المواد الدراسية لكل فصل دراسي ومتابعة النواحي الدراسية والسلوكية لكل طالب.

-          عمل تقرير مفصل عن كل فصل دراسي.

-         إعداد الإحصائيات اللازمة عن الطلاب والقسم.

( د ) طلاب الامتياز ((التدريب المكثف)).

-          التنسيق مع التدريب لتعرف على البرنامج المعد لذلك .

-          تطبيق قواعد الامتحانات واللوائح الدراسية والقرارات الصادرة في هذا الشأن.

-         استخراج الشهادات المعتمدة اللازمة للطلاب.

الرجوع إلى أعلى الصفحة

2-شعبة الغياب والمتابعة

-    رصد حضور وغياب الطلاب ً ومتابعة الأعذار المقدمة منهم .

-          إعداد سجلات الغياب الشهرية لكل طالب وتزويد أعضاء هيئة التدريس بها لرصد الغياب.

-          توجيه الإنذارات للطلاب المتجاوزين عن النسب المقررة.

-          إصدار قرار حرمان بعدم دخول الاختبار النهائي للطلاب المتجاوزين نسب الغياب المقررة في نهاية كل فصل دراسي .

-          حرمان الطلاب من الاستمرار بالدراسة في الكلية إذا تجاوز (15) يوماً متتالية بدون عذر.

-          التنسيق مع الشئون المالية لتسليم الطلاب المكافأة الشهرية.

-          تسليم الطلاب الإشعارات بعد نتائج كل فصل دراسي.

-          التنسيق مع قسم الامتحانات في إعلان جداول مواعيد الدراسة والامتحانات وتوزيع الطلاب على قاعات الدراسة.

-          تنظيم القاعات الدراسية وأماكن جلوس الطلاب حسب أرقام الجلوس.

-          إبلاغ الطلاب بالعقوبات الصادرة وحفظ صور من هذه العقوبات في ملف الطالب.

-       حساب الساعات الدراسية والأيام التي تغيب الطالب عن حضورها وإبلاغ هيئة التدريس بأسماء الطلاب الذين يلاحظ تكرار غيابهم وتنبيه الطلاب بذلك.

الرجوع إلى أعلى الصفحة

3-شعبة الخريجين

-    إعداد سجلات التخرج للطلاب والإشراف على تعبئة الاستمارات التخرج والشهادات  والوثائق وتدقيقها وتسجيلها في البيانات الخاصة بذلك.

-        التنسيق مع الإدارة العامة  للمعاهد والكليات الصحية و إدارة التخطيط والتطوير بالمديرية بتزويدهم بإعداد الخرجين وتخصصاتهم لحجز وظائف لهم.

الرجوع إلى أعلى الصفحة

4- شعبة الامتحانات

 شعبة مختصة بذاتها ولها علاقة مباشرة بإدارة شئون الطلاب وذلك من حيث التنسيق والمتابعة ومن الأعمال المنوطة بهذه الشعبة :- 

-     إعداد جدول بالأسابيع الدراسية ومواعيد الاختبارات أعمال السنة والاختبارات النهائية وأرقام الجلوس.

-     التمشي وفق التعاميم واللوائح الصادرة من الإدارة العامة بخصوص الامتحانات.

-     المشاركة في لجنة تأديب الطلاب.

-     توزيع الإشعارات على الطلاب بعد نتائج كل فصل دراسي. وحفظ نسخة منها في ملف كل طالب(السجل الأكاديمي للطلاب الخريجين).

-      تعبئة وتدقيق وثائق التخرج وشهادات الامتياز.

-      إعداد الإنذارات الأكاديمية للطلاب وقرارات الحرمان..

الرجوع إلى أعلى الصفحة   

5- شعبة الحاسب الآلي

-          حفظ جميع بيانات الطلاب في الحاسب الآلي.

-          إدخال بيانات القبول والتسجيل في برنامج الحاسب الآلي المعد لهذا الغرض.

-          إصدار بطاقات التدريب للطلاب.

-          تصميم النماذج الخاصة بإدارة القبول والتسجيل.

-    كتابة كل ما هو مطلوب من القسم(القبول والتسجيل).

الرجوع إلى أعلى الصفحة

6-شعبة النشاط اللامنهجي

-       الغرض منه  تعويد الطلاب على استقلال أوقات الفراغ وتنمية المواهب وبث روح الأسرة والجماعة في الكلية  بتنسيق مع رؤساء الأقسام ومن الأنشطة اللامنهجية :-

-        النشاط الثقافي :-

-          يقوم قسم النشاط الثقافي بتنظيم المحاضرات والندوات العلمية والدينية. (القسم الديني بالكلية- العلاقات العامة)

-          رعاية المسابقات الثقافية وإصدار الجرائد الحائطية. (رؤساء الأقسام العلمية - العلاقات العامة)

-          تشجيع الطلاب بعمل لوحات تعبر عن القيم الدينية و الروح الوطنية .

-         المشاركة في المناسبات الوطنية والدولية( أسبوع النظافة - الشجرة - الصحة - المرور …الخ)  بإصدار نشرات تخص هذه المناسبات بتنسيق مع العلاقات العامة بالكلية رؤساء الأقسام العلمية.

-        النشاط الاجتماعي :-

-          رعاية الأنشطة الاجتماعية مهمة (العلاقات العامة بالتنسيق مع رؤساء الأقسام العلمية شئون الطلاب)

-          إثراء روح التعاون والتعارف بين الطلاب من خلال تنظيم الرحلات والحفلات.

-         قبول دعوة الجهات الحكومية في الزيارات التعريفية للكلية.

-  النشاط الرياضي :- (القسم الرياضي)

-          رعاية المسابقات الرياضية على مستوى الأقسام والتخصصات.

-          إثراء روح التنافس الأخوي الشريف السوي والقويم.

-         عمل بعض المنافسات الخارجية.

الرجوع إلى أعلى الصفحة

 7- شعبـــــة التنســــــــــــيق

أ- صندوق الطالب

-          يمثل القسم في عضوية صندوق الطالب بعضو (رئيس القسم).

-          اختيار عضوين من الطلاب يمثلان في عضوية الصندوق.

-          المساعدة في تأمين الشراء لاحتياجات الطلاب.

-      مساعدة الطلاب في أخذ السلف خصماً من مكافأتهم.

ب- التخصصات

-          إعداد قوائم بالطلاب الناجحين من السنة التمهيدية إلى السنة الثانية.

-          توزيع استمارة الرغبات على الطلاب.

-          تجميع الاستمارات والنظر في الرغبة المطلوبة والدرجات العلمية وذلك لتفادي تجمع المستويات الممتازة في تخصص دون الآخر.

-          المساعدة في الحصول على الرغبة المطلوبة في حدود طاقة التخصص ودرجات الطالب العلمية.

-          تحديد أعداد التخصص بالتنسيق مع التدريب بالكلية وتوفر أماكن التدريب الميداني.

-          العمل قدر المستطاع في تلبية رغبات الطلاب بتغيير التخصص أن وجدت أعذار مقنعة تمشياً مع لائحة الكليات الصحية وموافقة مجلس الكلية على ذلك.

-         تعريف الطلاب بالتخصصات الموجودة بالكلية وأهمية كل تخصص لكي يساعد الطلاب في اختيار التخصص المطلوب.

ج- التطعيمات

-          يقــوم القســـم بتجهيـــز التطعيمات اللازمة خـــاصة جرعـــات الالتهاب الكبـــدي الوبائي لطلاب الجدد.

-         المشاركة في حملات التطعيم داخل وخارج الكلية.

د- التدريب

-          يتم التنسيق مع التدريب في المتابعة والغياب.

-          التنسيق مع الخدمات في توفير سبل المواصلات من وإلى أماكن التدريب.

-    إعداد البطاقات خاصة التدريب الميداني.

-          توفير ملابس التدريب الميداني .

-         حث الطلاب بالظهور بالمظهر اللائق والتحلي بالأخلاق الحميدة وذلك لإنسانية المهنة.

هـ - مجلس الكلية

-          المشاركة في مجلس الكلية بصفة عضو عند استدعائه من قبل رئيس المجلس.

-          تنفيذ ومتابعة قرارات مجلس الكلية الصادرة في حق الطلاب.

و- الخدمـــــــــات

-          يتم التنسيق مع قسم الخدمات في تجهيز القاعات الدراسية واحتياجاتها من الأثاث.توفير سبل المواصلات للطلاب في التدريب الميداني وبعض المناسبات

ي- شئون الحج

-     العمل والمشاركة في الحج بخدمة ضيوف الرحمن يعد واجب ديني ووطني وخبرة ميدانية يكتسبها الطالب في الحج لتنمية روح الاحتكاك العملي المباشر.

-          استلام تعليمات وإجراءات الحج وضوابط اشتراك طلاب الكليات في موسم الحج.

-          مشاركة جميع التخصصات مشاركة فعالة.

-          طباعة نشرة تتضمن القواعد العامة والواجبات ومهام كل تخصص وتوزيعها على الطلاب.

-          المساعدة في الارتقاء بالمستوى المهني والفني للكوادر الوطنية في هذه المناسبة.

-          أخذ الإقرار والتعهد اللازم بالحضور والمشاركة وعدم الاعتذار .

-          عقد دورات تدريبية وحلقات عمل للطلاب وفقاً لمتطلبات الحج وإكساب الطلاب المهارات المطلوبة والمبينة بتعليمات وإجراءات الحج.

-          تأكيد حجوزات الطلاب بالتنسيق مع الخطوط السعودية.

-          التأكيد على تطعيم الطلاب بالتطعيمات المطلوبة.

-          الاجتماع بالطلاب وحثهم على أهمية المناسبة والظهور بالمظهر اللائق والتحلي بالخلق الحسن.

      توصيل الطلاب إلى المطار بالتنسيق مع الخدمات.

الرجوع إلى أعلى الصفحة

4

يتصفح الموقع حالياً

66527

عدد زوار الموقع